Xác định đúng phạm vi gói thầu

Cần chốt gói thầu chỉ mua hàng hóa hay còn gồm khảo sát, thiết kế, vận chuyển, lắp đặt, lập trình DSP, tuning, đào tạo và bảo trì. Phạm vi phải thống nhất với quyết định phê duyệt, dự toán và kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Đối với mua sắm công, hồ sơ phải bám E-HSMT/HSMT cụ thể. Tính đến tháng 8/2026, khung chính gồm Luật Đấu thầu đã được sửa đổi, Nghị định 214/2025/NĐ-CP và Thông tư 79/2025/TT-BTC.

Hồ sơ phía chủ đầu tư cần có gì?

Căn cứ và nhu cầu

Chuẩn bị quyết định phê duyệt, nguồn vốn, dự toán, bản vẽ mặt bằng, biên bản khảo sát và mô tả mục tiêu sử dụng. Với hệ thống âm thanh, cần nêu diện tích, sức chứa, loại chương trình, vị trí sân khấu, FOH, tủ máy và nguồn điện.

Danh mục và yêu cầu kỹ thuật

Lập BOQ thiết bị âm thanh theo từng nhóm: loa, subwoofer, amplifier, mixer, micro, DSP, rack, dây và phụ kiện. Yêu cầu kỹ thuật nên mô tả bằng tính năng có thể kiểm chứng:

• Số lượng, cấu hình và khả năng tương thích;

• Dải tần, SPL, góc phủ, công suất, kết nối;

• Nguồn điện, mạng âm thanh, phần mềm và license;

• Phụ kiện lắp đặt, tải trọng và an toàn;

• Bảo hành, bảo trì và vật tư thay thế.

Tiêu chí gói hàng hóa có thể bao gồm thông số, tiêu chuẩn, giải pháp cung cấp–lắp đặt, tiến độ, bảo hành, đào tạo và dịch vụ sau bán hàng. Vì vậy, không nên chỉ chép catalogue mà phải nêu kết quả vận hành cần đạt.

Nghiệm thu và hợp đồng

Quy định rõ giao hàng, lắp đặt, chạy thử, tuning, đào tạo, bảo hành và thanh toán. Nghiệm thu cần đối chiếu model, serial, số lượng, chức năng, preset DSP và kết quả chạy thử.

Hồ sơ phía nhà thầu cần chuẩn bị gì?

Pháp lý và năng lực

Kiểm tra tư cách nhà thầu, chữ ký số, ủy quyền, hiệu lực hồ sơ và bảo đảm dự thầu. Chuẩn bị báo cáo tài chính, hợp đồng tương tự, biên bản nghiệm thu và nhân sự phù hợp.

Hồ sơ kỹ thuật

Phần quan trọng nhất là bảng đáp ứng kỹ thuật theo từng dòng E-HSMT/HSMT. Mỗi yêu cầu cần ghi:

• Đáp ứng hay không đáp ứng;

• Model và giá trị kỹ thuật đề xuất;

• Trang catalogue hoặc tài liệu chứng minh;

• Sai khác và giải thích, nếu có.

Kèm catalogue chính hãng, sơ đồ hệ thống, BOQ/BOM, bản vẽ rack, tiến độ, biện pháp lắp đặt, phương án tuning, đào tạo và bảo hành. Nhà thầu phải chứng minh hàng hóa phù hợp và làm rõ E-HSDT đúng yêu cầu khi được đề nghị.

Thương mại và xuất xứ

Bảng giá phải thống nhất với BOQ, gồm thuế, vận chuyển, lắp đặt, cấu hình, đào tạo và chi phí liên quan. Khai rõ hãng, model, xuất xứ, thời gian giao hàng và bảo hành.

CO, CQ, thư ủy quyền hoặc cam kết hỗ trợ của hãng chỉ nên chuẩn bị theo đúng yêu cầu và thời điểm xuất trình trong hồ sơ mời thầu. Không nên mặc định mọi giấy tờ đều phải nộp ngay khi dự thầu.

Bộ hồ sơ kỹ thuật âm thanh nên có

Những lỗi dễ làm hồ sơ mất điểm

• Sao chép thông số để “khóa” một thương hiệu;

• Model hoặc số lượng không thống nhất giữa BOQ, bảng giá và catalogue;

• Thiếu phụ kiện treo, dây, license hoặc vật tư;

• Giá chưa gồm vận chuyển, lắp đặt và đào tạo;

• Hợp đồng tương tự không đúng phạm vi;

• Bảo đảm dự thầu, chữ ký hoặc tài liệu hết hiệu lực;

• Nộp hồ sơ sát giờ đóng thầu.

Hồ sơ mời thầu không được đặt điều kiện hạn chế sự tham gia hoặc tạo lợi thế cạnh tranh không bình đẳng. Mọi tiêu chí phải xuất phát từ nhu cầu thật và có thể giải trình.

Kết luận

Chuẩn bị hồ sơ mua thiết bị cho dự án và gói thầu hiệu quả khi phần pháp lý, kỹ thuật và thương mại được xây dựng đồng bộ. Hồ sơ phải cho thấy hệ thống được giao đúng hạn, lắp đặt an toàn, vận hành ổn định và có dịch vụ sau bàn giao.

CK Audio hỗ trợ BOQ, cấu hình, hồ sơ kỹ thuật, lắp đặt và tuning thiết bị âm thanh chuyên nghiệp. Khách hàng dự án và rental được hưởng chiết khấu cao, đầy đủ VAT, CO, CQ, cùng chính sách bảo vệ giá dự án và bảo vệ thầu.